Als boer ben je ongelofelijk veelzijdig. Je bent landbeheerder, communicator, personeelsleider. Je regelt inkoop van zaden, maakt teeltplanningen, doet de boekhouding. En boven alles: je bent ondernemer die je oogst moet verkopen.

Voor kleinschalige boeren kan samenwerken met restaurants en lokale winkels erg interessant zijn. Deze klanten bestellen elke week een mooi bedrag. En het geeft enorme voldoening wanneer de sla van dat mooie restaurant bij jou vandaan komt. 

Maar hoe begin je eraan?

Omdat je het dus al druk zat hebt, ervaren veel telers moeite om zo’n samenwerking op te starten: Hoe vind ik de eerste restaurants? Hoe maak ik tijd voor om klanten te vinden tussen al het andere werk? En hoe zet ik een volgende stap naar meer verkoop aan horeca en retail?

Dit stappenplan helpt je hierbij, met concrete stappen waar je direct aan kan beginnen. Het is gebaseerd op wat werkt voor tientallen boeren die nu structureel leveren aan restaurants en winkels.

Stap 1: Maak je proces eerst op orde

Stel je voor: je belt een restaurant. De chef is enthousiast. Hij zegt: "Geweldig, ik wil bestellen!"

En dan zeg je: "Oké super! Ik ga even een Excel maken met de prijzen, maar die moet ik nog updaten. Kan ik je maandag of dinsdag een mail sturen? Dan moet je maar even kijken wat je wil..."

Dit wil je vermijden. Je moet het ijzer smeden als het heet is. En omdat chefs en winkeleigenaars het ook erg druk hebben, is elke extra stap een extra kans om de bestelling uit te stellen. En vaak zelfs af te stellen.

Overloop je huidige bestelproces:

1. Speel een scenario af: een klant zegt nu "ik wil bestellen"
2. Hoe lang duurt het voordat er besteld kan worden?
3. Hoeveel stappen zijn er? (Elk extra stap = 50% kans dat het niet gebeurt)

Het ideale proces:

• Chef zegt ja → je stuurt direct een link of QR code → bestelling wordt geplaatst terwijl je nog aan de telefoon bent → bevestiging in zijn inbox binnen 2 minuten

Wat als je proces nog niet perfect is? Dat is oké. Maar maak het goed genoeg. Een simpele Google Form kan goed werken. Het belangrijkste is dat er direct besteld kan worden. Wanneer je meer klanten wil bedienen gaat een professionele besteltool erg handig zijn. Voor je klanten en voor jezelf. 

Stap 2: Maak een lijst (en houd bij waar je staat)

Gemiddeld zal 1 op de 5 restaurants die je benadert met je gaan samenwerken.

Wil je 20 klanten? Dan moet je 100+ contacten opvolgen. Bepaal dus eerst met hoeveel klanten je graag wil samenwerken. Mik je op 5 partners in de horeca/retail? Dan zal je tussen de 20 en 25 potentiele klanten moeten opschrijven?

Hoe vind je potentiële klanten?

1. Lekker van bij ons “Connect” heeft een pagina met retail (hier) en horeca in jouw buurt (hier)
2. Ga naar www.gaultmillau.be en maak gebruik van het handige kaartje in jouw buurt. Laat je niet afschrikken door “chique” restaurants!
3. Google maps: zoek binnen een acceptabele straal restaurants in het middensegment (€€). Zoek ook op kleine onafhankelijke bio- en verpakkingsvrije winkels. Ook Carrefour Market, en de Spar zijn kanshebbers, omdat deze vaak door een klein team worden uitgebaat. 

Voor 5-10 klanten: Een Excel is genoeg

Als je doelstelling 5-10 klanten is zal je 20-75 kanshebbers moeten benaderen. Hiervoor heb je een systeem nodig. Op deze schaal hoeft dat geen aparte software te zijn, maar het is belangrijk bij te houden wie je al gebeld hebt en wat er in de gesprekken gezegd is. Bijvoorbeeld in een simpel excel bestand.

Simpele Excel/Google Sheet met 5 kolommen:

1. Naam restaurant
2. Contact (naam chef/eigenaar + telefoonnummer)
3. Hot (+) of Normaal (zie hieronder)
4. Status (Nog bellen / Gebeld / Interesse / Niet geïnteresseerd)
5. Notities (wat zeiden ze? volgende stap?)

‍

‍

Hot (+) leads krijgen prioriteit. Dat zijn contacten die iemand naar je heeft doorverwezen, die je al gebeld of gemaild hebben met interesse, waarbij je de chef of eigenaar persoonlijk kent, of die behoren tot een keten waarvan je al andere vestigingen bedient.

Voor 20+ klanten: Je hebt een CRM nodig

Als je ambitie groter is, wordt een Excel onoverzichtelijk. Je verliest overzicht, vergeet follow-ups, en laat kansen liggen.

Wat is een CRM? 

Een CRM (Customer Relationship Manager) is software die je helpt klanten te beheren. Het is een Excel deluxe: het houdt automatisch bij wanneer je laatste contact was, wanneer je terug moet bellen, en waar elke deal staat in je verkoopproces.

Denk aan een CRM als je digitale geheugen: Het onthoudt alles zodat jij je kan focussen op mailen, bellen en verkopen.

Gratis CRM tools die goed werken:

HubSpot (gratis versie) - meest gebruiksvriendelijk
Notion - flexibel en gratis
Monday.com

Wat een CRM je geeft: Je ziet in één oogopslag waar elke opportuniteit staat en wie je nu en volgende week moet bellen. Je vergeet geen follow-ups meer omdat het systeem je herinnert. Je weet altijd wat ze vorige keer zeiden en wat jullie afgesproken hadden. En je hebt overzicht over al je klanten.

Praktisch voorbeeld:

Week 1: Je belt 20 restaurants
→ 5 zijn geïnteresseerd
→ Je zet ze in je CRM met status "Follow-up volgende week"

Week 2: Je CRM herinnert je: "Bel deze 5 terug"
→ 2 plaatsen proefbestelling
→ 3 willen nog nadenken → status "Follow-up over 2 weken"

Week 4: Je CRM herinnert je: "Bel die 3 terug"
→ 1 wordt klant
→ 2 haken af

Zonder CRM? Je vergeet wie je moet terugbellen, je weet niet meer wat je afgesproken had, en je laat kansen liggen.

Voor 5 klanten

1. Kopieer deze Google Sheet template (of maak je eigen versie)
2. Maak een lijstje met 25 potentiële restaurants
3. Markeer de 5 beste als "hot"

Voor 20+ klanten

1. Maak een gratis HubSpot account (of kies Notion/Monday.com/andere tool)
2. Voeg 100 potentiële klanten toe
3. Sorteer op "hot" eerst

Stap 3: Blokkeer tijd in je agenda

Wanneer je geen ervaren verkopen bent is het benaderen van chefs en winkels altijd een beetje ongemakkelijk. Daarom stel je het gemakkelijkst uit, en is er altijd iets urgenter: een levering, een email, een probleem met de website, een klacht. Blokkeer daarom tijd in je agenda. Anders komt het er niet van.

Blokkeer 2 momenten deze week in je agenda:

• Maandag 9:00-11:00: SALES BLOK (niet verplaatsen)
• Vrijdag 9:00-11:00: SALES BLOK (niet verplaatsen)

Timing tips voor horeca:

• ✅ Ochtend (9-11u): goed
• ✅ Na lunch (14-16u): goed
• ❌ Lunch service (12-14u): niet bellen
• ❌ Dinner service (18-21u): niet bellen

Stap 4: Bel (stuur geen mail)

Stel je de inbox voor van een chef of winkeleigenaar:

10:00 uur - 47 ongelezen emails:

• "Geannuleerde reservatie voor vanavond (8 personen)"
• "Levering wijn komt 2 uur te laat"
• "Personeelsplanning volgende week nog niet rond"
• "Factuur van vorige maand nog niet betaald"
• ... en ergens daartussen: jouw perfecte email over je mooie producten

Wat gebeurt er?

Geannuleerde reservatie? Urgent. Te late levering? Urgent. Jouw email over nieuwe producten? Interessant, maar niet urgent.

Resultaat: De chef denkt: "Klinkt goed, daar moet ik later naar kijken." En dan wordt het vergeten. Niet uit onwil, maar omdat elk restaurant en supermarkt een stressvolle plek is.

De email-valkuil

Je denkt: "Ik stuur een mail, geen reactie, hij wil niet."

Geen reactie betekent NIET dat ze niet willen. Het betekent dat ze druk zijn.

Waarom bellen werkt

Als je belt, creëer je een moment. De chef moet stoppen met wat hij aan het doen is. Jullie zijn samen in een gesprek. Geen afleiding. Geen andere emails. Geen brandjes.

Praktisch voorbeeld:

Je stuurt een mail → geen reactie

Je belt een week later: "Dag David, ik stuurde je vorige week een mail over onze boerderij bij jou in de buurt. Komt het nu uit om daar even over te praten?"

David: "Oh ja! Ik zag dat wel voorbij komen. Sorry, het was enorm druk. Vertel maar!"

Hij wilde wel. Hij had alleen geen tijd om te reageren op een mail.

Email als opstapje, niet als focus

Email kan nuttig zijn, maar alleen als opstap naar een telefoongesprek:

Goed gebruik van email:

1. Maandag: Stuur een korte mail (5 regels max) met één duidelijk punt
2. Dinsdag of woensdag: Bel en zeg: "Ik stuurde je maandag een mail over X, komt het uit om daar kort over te praten?"

De email maakt het gesprek logischer. Maar het telefoongesprek is waar de samenwerking ontstaat.

Oke, je belt. Wat zeg je?

Ga zeker niet de telemarketeer uithangen. Je moet gewoon een prettig gesprek beginnen.

Opening: "Dag [naam], je spreekt met Julie van Boerderij Ochtend Oogst. Ik zag op jullie website dat jullie met lokale producten werken. Klopt dat?"

Luisteren: "Hoe koop je nu je groenten in?"

Pitch: "Ons veld ligt 2 km van jullie restaurant vandaan. Lokaler kan dus niet! We hebben nu prachtige venkel staan. We krijgen van onze klanten te horen dat de smaak echt ongelofelijk is."

Actie: "Zou je eens een proefbestelling willen plaatsen?" of "Volgende week dinsdag ben ik in de buurt. Kan ik dan langskomen om iets te laten zien en proeven?"

Als je het eng vindt

Iedereen vindt het eng. Ook de beste verkopers.

De eerste paar gesprekken zijn verschrikkelijk. Je stottert, je vergeet wat je wil zeggen, je voelt je ongemakkelijk en wilt sorry zeggen. Dat is normaal.

Gesprek 10-20: Het gaat beter. Je begint een ritme te vinden.

Na 50 gesprekken: Het voelt normaal (maar echt leuk wordt het nooit!)

Stap 5: Volharden (want niemand neemt de eerste keer op)

Sommige benaderingen zullen vlot en vanzelf gaan:

Het ideale scenario (5% kans)

Week 1 → je belt → chef neemt op → afspraak vrijdag → deal

Maar over het algemeen is de realiteit langer en lastiger:

Het normale scenario 

• Week 1 maandag: Mail → geen reactie
• Week 1 woensdag: Bellen → niet opgenomen
• Week 2 maandag: Bellen → weer niet opgenomen (je voelt je vervelend)
• Week 2 donderdag: Belt, hij neemt op! "Waanzinnig druk, bel over 2 weken"
• Week 4 dinsdag: Bellen → niet opgenomen
• Week 5 woensdag: Neemt op, "gaan dicht voor verlof, bel daarna"
• Week 7 maandag: Bellen → niet opgenomen
• Week 7 donderdag: Neemt op → "Kom dinsdag voor tasting!"

Resultaat: 7 contactmomenten, 7 weken, 1 afspraak. Dit voelt vervelend, maar dit is helaas normaal. Bedenk je ook wat je hiervoor terugkrijgt: een mooie samenwerking met een chef kan jaren duren.

5 tips:

1. 3-4 dagen wachten tussen contactmomenten (niet stalken maar ook niet laten versloffen)
2. Varieer je timing (maandag 10u vs donderdag 15u)
3. Combineer kanalen (mail + bellen)
4. Blijf luchtig ("Geen probleem dat je niet kon opnemen! Ik begrijp het, het zijn drukke tijden.")
5. 80% van deals gebeurt na het 5e contactmoment

Samenvatting: Zo begin je eraan

Geen theorie meer. Dit zijn de acties:

Vandaag:

1. Test je bestelproces (kan iemand nu snel en eenvoudig bestellen?)
2. Maak een lijst van 25 potentiële restaurants (of 100+ als je groot wil)
3. Markeer de 5 beste als "hot"

Deze week:

1. Blokkeer 3 x 2 uur sales tijd in je agenda
2. Bel de 5 hot leads
3. Update je Excel/CRM na elk gesprek

Volgende week:

1. Herhaal
2. Verbeter op basis van wat je leerde
3. Voeg 10 nieuwe restaurants toe aan je lijst

Over 4 weken:

• Je hebt tientallen gesprekken gevoerd
• Je hebt 8-12 klanten die heel geïnteresseerd zijn
• Je hebt 2-4 nieuwe klanten
• Sales begint een kwaliteit van je te worden

Een nieuwe blik op verkopen

Verkopen heeft een slecht imago. Glad. Manipulatief. Iets aansmeren dat niet nodig is.

Maar als je iets moois hebt (echte producten, eerlijke verhalen, korte ketens) dan is verkopen juist het tegenovergestelde. Het is een manier om samen te groeien. Om restaurants te laten floreren. Om systemen te veranderen.

En dat gebeurt niet via email, maar in een gesprek. Mens tot mens.

Dit stappenplan is een verkorte samenvatting van sales trainingen die ik op maat geef voor lokale voedselproducenten en distributeurs, met lessen uit "New Sales Simplified" (Mike Weinberg), "SNAP Selling" (Jill Konrath), Glengarry Glen Ross en vooral praktijkervaring in B2B food sales.

Heb je ook interesse in een salescursus om met je team snel te beginnen groeien met B2B verkoop? Neem dan gerust contact op (+32483549385, paul@calabi.be), dan gaan we er samen mee aan de slag!